Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
Uruchomienie i utrzymanie systemu kompleksowej obsługi urządzeń drukujących oraz dzierżawa urządzeń drukujących

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: GMINA MIASTA SOPOTU

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 191675563

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: ul. Tadeusza Kościuszki 25/27

1.5.2.) Miejscowość: Sopot

1.5.3.) Kod pocztowy: 81-704

1.5.4.) Województwo: pomorskie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL633 - Trójmiejski

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: przetargi@um.sopot.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: www.sopot.pl

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - jednostka samorządu terytorialnego

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Ogólne usługi publiczne

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Uruchomienie i utrzymanie systemu kompleksowej obsługi urządzeń drukujących oraz dzierżawa urządzeń drukujących

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-dd7ab720-5e9c-11ee-9aa3-96d3b4440790

2.5.) Numer ogłoszenia: 2023/BZP 00422314

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2023-10-02

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2023/BZP 00062767/13/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.3.18 Kompleksowa dzierżawa urządzeń drukujących

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 2 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: Komunikacja między Zamawiającym a wykonawcami odbywa się przy użyciu Platformy e-Zamówienia, która jest dostępna pod adresem https://ezamowienia.gov.pl .
Komunikacja w postępowaniu, z wyłączeniem składania ofert, odbywa się drogą elektroniczną za pośrednictwem formularzy do komunikacji dostępnych w zakładce „Formularze” („Formularze do komunikacji”). Za pośrednictwem „Formularzy do komunikacji” odbywa się w szczególności przekazywanie wezwań i zawiadomień, zadawanie pytań i udzielanie odpowiedzi. Formularze do komunikacji umożliwiają również dołączenie załącznika do przesyłanej wiadomości (przycisk „dodaj załącznik”). W uzasadnionych przypadkach uniemożliwiających komunikację wykonawcy i Zamawiającego za pośrednictwem Platformy e-Zamówienia, Zamawiający dopuszcza komunikację za pomocą poczty elektronicznej na adres e-mail: przetargi@um.sopot.pl.pl (nie dotyczy składania ofert).

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: Wykonawca zamierzający wziąć udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego musi posiadać konto podmiotu „Wykonawca” na Platformie e-Zamówienia. Szczegółowe informacje na temat zakładania kont podmiotów oraz zasady i warunki korzystania z Platformy e-Zamówienia określa Regulamin Platformy e-Zamówienia, dostępny na stronie internetowej https://ezamowienia.gov.pl oraz informacje zamieszczone w zakładce „Centrum Pomocy”. Sposób sporządzenia dokumentów elektronicznych lub dokumentów elektronicznych będących kopią elektroniczną treści zapisanej w postaci papierowej (cyfrowe odwzorowania) musi być zgodny z wymaganiami określonymi w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów w sprawie wymagań dla dokumentów elektronicznych.
Oferta oraz pozostałe oświadczenia i dokumenty, dla których Zamawiający określił wzory w formie formularzy zamieszczonych w załącznikach do SWZ, powinny być sporządzone zgodnie z tymi wzorami, co do treści oraz opisu kolumn i wierszy. Ofertę składa się pod rygorem nieważności w formie elektronicznej lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.
Minimalne wymagania techniczne dotyczące sprzętu używanego w celu korzystania z usług Platformy e-Zamówienia oraz informacje dotyczące specyfikacji połączenia określa Regulamin Platformy e-Zamówienia. Maksymalny rozmiar plików przesyłanych za pośrednictwem „Formularzy do komunikacji” wynosi 150 MB (wielkość ta dotyczy plików przesyłanych jako załączniki do jednego formularza).

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

3.15.) RODO (obowiązek informacyjny): W związku z realizacją wymogów Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), dalej RODO informujemy:
1) Administratorem Pani/ Pana danych osobowych jest Prezydent Miasta Sopotu z siedzibą w Sopocie przy ul. Kościuszki 25/27; tel. 58 52 13 751, e-mail: kancelaria@sopot.pl;
2) We wszystkich sprawach dotyczących ochrony danych osobowych, ma Pani/Pan prawo kontaktować się z naszym inspektorem ochrony danych na adres e-mail: iod@sopot.pl lub pisemnie na adres siedziby Administratora;
3) Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z przedmiotowym postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego, prowadzonym na podstawie ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych;
4) Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 74 uPzp.;
5) Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 78 ust. 1 uPzp przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy;
6) Obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisanych uPzp związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego;
7) W odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosownie do art. 22 RODO.
8) W odniesieniu do danych pozyskanych w związku z prowadzonym postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego przysługują Państwu następujące prawa:
a) na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących (w przypadku, gdy skorzystanie z tego prawa wymagałoby po stronie administratora niewspółmiernie dużego wysiłku może zostać Pani/Pan zobowiązana do wskazania dodatkowych informacji mających na celu sprecyzowanie żądania, w szczególności podania nazwy lub daty postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursu albo sprecyzowanie nazwy lub daty zakończonego postępowania o udzielenie zamówienia);
b) na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych (skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z uPzp oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników);
c) na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem okresu trwania postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursu oraz przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO (prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego);
d) prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (00-193 Warszawa, ul. Stawiki 2), w przypadku stwierdzenia, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy prawa;

Zamawiający zwraca uwagę wykonawców, że w stosunku do wykonawców, a także w stosunku do ewentualnych podwykonawców, obowiązek informacyjny o którym mowa w art. 13 ust. 1 i 2 RODO również ma zastosowanie w związku z pozyskiwaniem przez nich danych osobowych od osób, których dane dotyczą. W stosunku do wykonawców, podwykonawców zastosowanie będzie mieć także obowiązek informacyjny wynikający z treści art. 14 ust. 1-4 RODO o ile pozyskają dane osobowe pośrednio.

3.16.) RODO (ograniczenia stosowania): Nie przysługuje Pani/Panu:
a) w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
b) prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
c) na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

Jednocześnie Zamawiający informuje, że z uwagi na treść wyłączeń zawartych w art. 14 ust. 5 RODO, Zamawiający przetwarzając dane osobowe, które pośrednio pozyska w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego (dane osób innych niż samego wykonawcy), nie będzie obowiązany do odrębnego wypełnienia obowiązku informacyjnego wynikającego z przepisu art. 14 ust.1-4 RODO. Zamawiający wymaga natomiast, aby obowiązek informacyjny wobec takich osób, których dane osobowe pozyska wykonawca i przekaże zamawiającemu w związku z udziałem w niniejszym postępowaniu o udzielenie zmówienia został wypełniony przez Wykonawcę.

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: ZP.271.39.WAG.2023.PG

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest uruchomienie i utrzymanie przez okres 24 miesięcy systemu kompleksowej obsługi urządzeń drukujących użytkowanych przez Zamawiającego obejmującego:
1) zapewnienie ciągłości pracy urządzeń drukujących, w tym ich: serwis, naprawy, konserwacje, przeglądy, wraz z częściami, oraz stałe niezakłócone dostarczanie materiałów eksploatacyjnych do drukarek, z wyjątkiem papieru;
2) udostępnienie i prowadzenie przez Wykonawcę, w oparciu o serwery Zamawiającego, serwisów umożliwiających (jako jeden system lub oddzielnie.
3) zapewnienie Zamawiającemu poprzez przeglądarkę WWW dostępu do serwisu Wykonawcy umożliwiającego podgląd monitorowanych urządzeń oraz generowanych raportów;
4) nadzór, śledzenie i analizowanie przez Wykonawcę stanów zużycia materiałów eksploatacyjnych urządzeń drukujących Zamawiającego (sieciowe i USB w zależności od technologii urządzenia);
5) stałą niezakłóconą dostawę materiałów eksploatacyjnych (z wyjątkiem papieru). Przez materiały eksploatacyjne należy rozumieć: tonery, tusze, taśmy, taśmy barwiące, bębny, fuzery, pasy transferu, kosze, wywoływacze, utrwalacze i inne elementy wskazywane przez producenta sprzętu jako materiały eksploatacyjne;
6) odbiór i utylizację zużytych części i materiałów eksploatacyjnych.
Przedmiot zamówienia obejmuje również dzierżawę urządzeń drukujących dla wybranych stanowisk pracy istniejących lub nowo tworzonych w miejscach wskazanych przez Zamawiającego po uprzednim uzgodnieniu.
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia „OPZ” wraz z określeniem i lokalizacją sprzętu oraz wskazaniem parametrów, które muszą spełniać urządzenia przeznaczone do dzierżawy został zawarty w załączniku nr 1 do SWZ.

4.2.6.) Główny kod CPV: 79823000-9 - Usługi drukowania i dostawy

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: 24 miesiące

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.1.) Sposób oceny ofert: Przy wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający będzie się kierował następującymi kryteriami oceny ofert:
kryterium cena - 60 punktów (tj. 60 % całości punktacji),
kryterium czas wdrożenia i uruchomienia systemów obsługujących urządzenia drukujące - 40 punktów (tj. 40% całości punktacji)

2. Zasady oceny ofert w poszczególnych kryteriach:
1) w kryterium cena oferty brutto:
maksymalnie w tym kryterium można uzyskać 60 punktów (60%). Punkty w tym kryterium zostaną obliczone z zastosowaniem poniższego wzoru:

C = (Cmin : Cb) x 60 pkt

gdzie:
C – liczba punktów otrzymana w kryterium cena
Cmin – najniższa cena spośród złożonych ofert niepodlegających odrzuceniu
Cb – cena podana w badanej ofercie

Podstawą przyznania punktów w kryterium „cena” będzie cena ofertowa brutto podana przez Wykonawcę w Formularzu Ofertowym. Cena ofertowa brutto musi uwzględniać wszelkie koszty jakie Wykonawca poniesie w związku z realizacją przedmiotu zamówienia.

2) w kryterium czas wdrożenia i uruchomienia systemów obsługujących urządzenia drukujące:
maksymalnie w tym kryterium można uzyskać 40 punktów (40%).
Wykonawca zobowiązany jest do wdrożenia i uruchomienia systemów obsługujących urządzenia drukujące w terminie nie dłuższym niż 10 dni kalendarzowych i nie krótszym niż 5 dni kalendarzowych od dnia rozpoczęcia realizacji zamówienia tj. od 02.01.2024r.
Za skrócenie czasu wdrożenia systemów obsługujących urządzenia drukujące Wykonawca otrzyma punkty zgodnie z poniższą tabelą:
Liczba dni: Liczba punktów:
10 dni - 0 punktów
9 dni - 5 punktów
8 dni - 10 punktów
7 dni - 20 punktów
6 dni - 30 punktów
5 dni i krócej - 40 punktów

Maksymalne skrócenie terminu oceniane w tym kryterium wynosi 5 dni. Za skrócenie terminu wdrożenia systemów obsługujących urządzenia drukujące poniżej minimalnego czasu 5 dni, Wykonawca otrzyma 40 punktów.
Wykonawca nie może w składanej ofercie podać terminu wdrożenia systemów obsługujących urządzenia drukujące dłuższego niż 10 dni kalendarzowych. Podanie terminu dłuższego skutkować będzie odrzuceniem złożonej oferty jako niezgodnej z warunkami zamówienia (art. 226 ust. 1 pkt 5)
Niepodanie w formularzu ofertowym terminu wdrożenia i uruchomienia systemów obsługujących urządzenia drukujące skutkować będzie przyznaniem 0 punktów.

3. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska największą liczbę punktów w łącznej ocenie punktowej.

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Procentowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 60

Kryterium 2

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

4.3.5.) Nazwa kryterium: czas wdrożenia i uruchomienia systemów obsługujących urządzenia drukujące

4.3.6.) Waga: 40

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Nie

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Nie

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

5.6.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu: 1) Oświadczenie wykonawcy, w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy, o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej, w rozumieniu ustawy z dnia 16.02.2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (Dz. U. z 2021 r. poz. 275), z innym wykonawcą, który złożył odrębną ofertę, ofertę częściową lub wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, albo oświadczenia o przynależności do tej samej grupy kapitałowej wraz z dokumentami lub informacjami potwierdzającymi przygotowanie oferty, oferty częściowej lub wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu niezależnie od innego wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej - załącznik nr 4 do SWZ;
2) oświadczenie o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu wstępnym złożonym wraz z ofertą – załącznik nr 5 do SWZ.

5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu: Nie dotyczy

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Tak

6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Nie

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Tak

7.6.) Zamawiający przewiduje następujące wymagania związane z realizacją zamówienia:

w zakresie zatrudnienia na podstawie stosunku pracy, w okolicznościach, o których mowa w art. 95 ustawy

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2023-10-12 10:00

8.2.) Miejsce składania ofert: https://ezamowienia.gov.pl

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2023-10-12 10:10

8.4.) Termin związania ofertą: 30 dni

8.5.) Zamawiający przewiduje wybór najkorzystniejszej oferty z możliwością negocjacji: Tak

SEKCJA IX – POZOSTAŁE INFORMACJE